ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส ค ม อการปฏ บ ต งานของผ ใช (User Operation Manuals) ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส : เป นโปรแกรมท พ ฒนาข นเพ อการท างานท สอดคล องก บระเบ ยบ และ ว ธ ปฏ บ ต งานสารบรรณของหน วยงานราชการและร ฐว สาหก จ การใช งานง ายและช วยลดระยะเวลาในการท างาน ช วย พ ฒนาบ คลากรในหน วยงาน โดยระบบการร บ / ส งเอกสารอ เล กทรอน กส น นสามารถบ นท กการร บ / ส งหน งส อเว ยน, การออกเลขหน งส อตามระเบ ยบส าน กนายกฯ, ต ดตามสถานะล าส ดของหน งส อ, การส งหน งส อย อนกล บ(กรณ ส งผ ด), บ นท กค าส งการ และตรวจสอบค าส งการหน งส อแต ละฉบ บ, การสแกนเอกสาร และหร อเอกสารแนบไปก บหน งส อ นอกจากน ย งอ านวยความสะดวกรวดเร วในการค นหาหน งส อด วยเง อนไขท ผ ใช สามารถก าหนดเอง การLOGIN เข าส โปรแกรมระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส : หร อ เป นระบบแจ งเว ยนหน งส องานอ เล กทรอน กส ใส ช อผ ใช และรห สผ าน ให ถ กต อง แล วกดป ม หน า 1

2 การเปล ยนรห สผ าน : คล กท เปล ยนรห สผ าน กรณ ท ต องการเปล ยนแปลงรห สผ านใหม จะ แสดงหน าจอด งภาพเพ อให ระบ Loginเด ม, รห สผ านเด ม, รห สผ านใหม และย นย นรห สผ านใหม เม อกรอกรห สผ านใหม เร ยบร อยแล วให คล กท ป ม เม อLOGINเข าส โปรแกรมเร ยบร อยแล วจะแสดง หน วยงานและช อผ ใช ท ม มบนด านขวาของหน าจอด งภาพ ด านล าง พร อมท งแสดงจ านวนของเอกสารแต ละประเภทสม ดท งร บและส งในป จจ บ น และเอกสารท รอลงร บ กรณ ม การส งหน งส อเว ยนส าน กงาน ศาลย ต ธรรมจะแสดงรายการท หน าจอ ซ งสามารถเป ดด ไฟล เอกสารแนบได หน า 2

3 การออกเลขส ง : คล กเล อกท เมน ออกเลขส ง กรณ ท ต องการออกเลขส งเอกสารไปย งหน วยงานอ นท ง ภายนอกและหน วยงานภายในจะแสดงหน าจอหล กด งภาพด านล าง คล กเล อกประเภทสม ด ท งน ข นอย ก บแต ละหน วยงาน เป นผ ก าหนดช อประเภทสม ดเอง เม อคล กเล อกประเภทสม ดเร ยบร อยแล ว กรณ ท ประเภทสม ดท เล อกน นม รายการส งเอกสารของหน วยงานเรา อย แล วจะแสดงรายการด งภาพด านล างน หน า 3

4 ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ม รายการเอกสารแนบ ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความเร วของเอกสารระด บ ธรรมดา ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความเร วของเอกสารระด บ ด วน ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความเร วของเอกสารระด บ ด วนมาก, ด วนท ส ด ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความล บของเอกสารระด บ ปกป ด ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความล บของเอกสารระด บ ล บ ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ช นความล บของเอกสารระด บ ล บมาก, ล บท ส ด ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง ม การส งเอกสารมาทาง ด วย ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง หน งส อฉบ บน ม ข อส งเกต ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง หน งส อฉบ บน ด าเน นการส นส ด ส ญล กษณ ร ป หมายถ ง หน งส อฉบ บน ท าการจ ดเก บไว ท ระบบจ ดเก บเอกสารแล ว หน า 4

5 เพ มทะเบ ยนออกเลขส ง : คล กท ป มทะเบ ยนใหม เม อต องการสร างทะเบ ยนออกเลขส งใหม ซ ง จะต องเล อกประเภทสม ด,ระบ เลขท หน งส อส ง,ลงว นท,เร อง, เร ยน...ให ครบถ วน นอกจากน ย งสามารถกรอก รายละเอ ยดต างๆ เช น อ างถ ง,ส งท ส งมาด วย,หมายเหต, ช นความเร ว,ช นความล บ ซ งจะแสดงหน าจอด งภาพ ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บค นหาว น/เด อน/ป ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บกรณ ท ต องการส งเอกสารถ งหน วยงาน ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บกรณ ท ต องการส งเอกสารถ งบ คคล ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บกรณ ท ต องการส งเอกสารถ งต าแหน ง ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บการแนบเอกสาร (จะแสดงส ญล กษณ น เม อคล กท ป มส งเร ยบร อยแล ว) ส ญล กษณ ร ป ใช ส าหร บบ นท กข อม ลภายในช องน นๆ หน า 5

6 อ างอ งเอกสาร : กรอกเลขท หน งส อท ต องการท ช องอ างอ ง...แล วคล กท ป ม เพ อเพ มรายการ เลขท อ างอ ง จากน นโปรแกรมจะแสดงเลขท หน งส อท ต องการอ างอ งมาให ท ช อง ซ งสามารถ คล กท เลขท หน งส ออ างอ งเพ อด รายละเอ ยด จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง กรณ ต องการเป ดด เอกสารแนบของหน งส ออ างอ งน นๆ ให คล กท ป มเอกสารแนบ กรณ ท ต องการออกจากหน าจอเอกสารอ างอ ง ให คล กท ป มป ด เป นต น ข อม ลอ นๆ : กรณ ท ต องการกรอกข อม ลอ นๆเพ มเต ม เช น ค าค น, , การด าเน นงาน, เจ าของงาน หน า 6

7 ข อส งเกต : กรณ ท ต องการแสดงส ญล กษณ ร ป ท หน าจอหล กเพ อแสดงข อส งเกตของเอกสารฉบ บน นๆ ให คล กท ช อง พร อมท งระบ ข อความท ช องข อส งเกต เช น เอกสารฉบ บน ถ กยกเล ก ด าเน นการส นส ด : คล กท ช อง กรณ ท ต องการบอกสถานะของการด าเน นการส น ส ดของเอกสาร แนบเอกสาร : เม อกรอกรายละเอ ยดของเอกสารท ต องการส งครบถ วนแล ว คล กท ป มส ง โปรแกรมจะแสดงส ญล กษณ ร ป เพ อให แนบเอกสารด งภาพ หน า 7

8 แนบไฟล เอกสาร : คล กท ป มแนบไฟล กรณ ท ต องการแนบไฟล เอกสาร ซ งเก บไว ท ไดรฟ ต างๆ เช น ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เป นต น จะเข าส หน าจอแนบไฟล เอกสาร ด งภาพ คล กท ป ม เพ อเล อก ช อไฟล ต างๆ ท ต องการแนบ เม อคล กท ป ม แล วจะแสดงหน าจอด งภาพ เพ อให คล กเล อกช อไฟล ท ต องการแนบเอกสาร โดยสามารถแนบไฟล ได ท งในร ปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, ร ปภาพ เป นต น คล กเล อกท ช อไฟล เอกสารแล ว คล กท ป ม Open เพ อเล อก เอกสารท ต องการแนบ หน า 8

9 จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให เร ยกด รายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสารได เลย. คล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสาร ลบไฟล เอกสารแนบ : คล กท ป มลบ กรณ ท ต องการลบเอกสารท ได แนบไว แล ว โดยผ ท สามารถลบ ได จะต องเป นผ แนบเอกสารฉบ บน นๆ เท าน น แนบแบบฟอร มมาตรฐาน : คล กท ป ม กรณ ท ต องการแนบเอกสารท เป นแบบฟอร ม มาตรฐานท ได สร างไว แล วโดยการเล อกจากCombo ท ก าหนดมาให ซ งสามารถแก ไข / เพ มเต ม ข อความภายใน แบบฟอร มได จะแสดงหน าจอด งภาพ จากน นคล กท ป ม เพ อย นย นการเล อกแบบฟอร มท ต องการ กรณ ท ต องการออกจากหน าจอแนบเอกสารให คล กท ป ม หน า 9

10 จองเลข : คล กท ป มจองเลข กรณ ท ต องการจองเลขท หน งส อไว ล วงหน า จะแสดงหน าจอท ม รายละเอ ยดของประเภทสม ด,เลขท ล าส ด จากน นให กรอกจ านวน...ท ต องการจองเลข แล วกดป มบ นท ก โปรแกรมจะแสดงเลขท สามารถจองได มาให ท ตารางด านล าง ด งภาพ จากน นเลขท หน งส อท ถ กจองแล วจะไปแสดงรายการท หน าหล ก ด งภาพด านล างน หน า 10

11 การกรอกข อม ลของเลขท หน งส อท จองไว : คล กท ป มแก ไข ด านหน าช องของรายการเลขท หน งส อฉบ บน นจะเข าส หน าจอทะเบ ยนใหม เพ อให กรอกข อม ลให ครบถ วน ด งภาพ เลขท จองไว แล วจะมาแสดงท หน าจอให ด วย โดยสามารถ คล กท เลขท หน งส อน นเพ อ กรอกข อม ลได เช นก น ค ดลอกรายละเอ ยดของเอกสาร : คล กท ป มค ดลอก กรณ ท ต องการค ดลอกรายละเอ ยดของ เอกสารฉบ บน นๆรวมท งไฟล เอกสารแนบของเอกสารฉบ บน นๆด วย โดยโปรแกรมจะRunningเลขท หน งส อให อ ตโนม ต และจะคงรายละเอ ยดของเอกสารฉบ บน นไว ให ท กช องท กรอกข อม ลไว แล ว (ยกเว นช อง...เร ยน, ส งถ ง...ต อง ท าการกรอกข อม ลใหม เน องจากส งถ งหน วยงานอ นๆท ม ช อหน วยงานแตกต างก น) จากน นให คล กท ป มส ง ต ดตามผลของเอกสาร : คล กท ช อง กรณ ท เอกสารฉบ บน นม ความส าค ญหร อต องการ ต ดตามผลการด าเน นการ โดยสามารถระบ ว นท ต องการต ดตามได ส งเมลล : กรณ ท ต องการส งเมลล ถ งหน วยงานปลายทางด วยให คล กท ช อง โดยท หน วยงาน น นๆจะต องม Address ของหน วยงานท ได ก าหนดไว ในระบบแล ว ซ งสามารถลงร บเอกสารทาง ได ด วย หน า 11

12 ส งเอกสารเว ยนท กหน วยงาน : คล กท ช อง กรณ ท ต องการส งเอกสารเว ยนท ก หน วยงานโดยไม ต องคล กเล อกช อหน วยงานท ละหน วยงาน โปรแกรมจะท าการส งเอกสารเว ยนให ท กหน วยงานโดย อ ตโนม ต แต ถ าต องการให โปรแกรมแสดงรายช อหน วยงานมาให ตรวจสอบก อนให คล กท ช อง โปรแกรมจะแสดงรายช อหน วยงานมาให เพ อแก ไขหร อเพ มเต ม Addressของหน วยงานได ด วย ท งน ย งสามารถ บ นท ก Addressของหน วยงานน นๆไว ในฐานข อม ลได อ กด วย การบ นท กหน วยงานท ส งส าเนาเอกสารถ งเป นประจ า : เม อคล กเล อกหน วยงานท ม การส งเอกสารถ ง อย เป นประจ าซ งม มากกว า 1 หน วยงานแล วต องการเร ยกใช บ อยๆให คล กท ป มสร างใหม จากน นใส ช อห วข อตาม ต องการแล วคล กท ป ม จากน นโปรแกรมจะแสดงห วข อท ก าหนดไว มาให เล อกในCombo เพ อความรวดเร วในการเล อกหน วยงานส ง ส าเนาถ งโดยไม ต องคล กเล อกท ละหน วยงาน กรณ ท ต องการการลบห วข อท ก าหนดไว ให คล กเล อกห วข อน นๆในCombo แล วคล กท ช อง เม อกรอกรายละเอ ยดต างๆในหน าจอทะเบ ยนใหม เร ยบร อยท งห วเร องและค าส งการแล วให คล กท ป มส ง โปรแกรมจะกล บส หน าจอหล ก ซ งม รายการทะเบ ยนออกเลขส งของว นท ป จจ บ นมาแสดงด งภาพ หน า 12

13 จ ดเก บเอกสาร : คล กท ป มจ ดเก บ กรณ ท ต องการจ ดเก บเอกสารฉบ บน นๆท นท จะเข าส หน าจอจ ดเก บเอกสาร ซ งจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสาร เช น เลขท หน งส อ, ลงว นท,เร อง, จากหน วยงาน,ช น ความล บ, ระยะเวลาการเก บ, ว นหมดอาย, ค าค น และหมายเหต ด งภาพ คล กท ป ม เพ อเล อกหมวดเอกสารท ต องการน าไปจ ดเก บไว แล วคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะ น าเอกสารฉบ บน นๆไปจ ดเก บไว ท ระบบจ ดเก บเอกสารให ท นท โดยเอกสารฉบ บใดท ท าการจ ดเก บแล วจะแสดง ส ญล กษณ ร ป ท หน าจอหล กให ด วย หน า 13

14 การแนบเอกสาร : คล กท ป มแนบ ด านหน าช องของรายการเอกสาร กรณ ท ต องการแนบเอกสาร เพ มเต ม เช น การแนบไฟล เอกสาร, การแนบแบบฟอร มมาตรฐาน จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง แนบไฟล : คล กท ป มแนบไฟล กรณ ท ต องการแนบไฟล เอกสาร ซ งเก บไว ท ไดรฟ ต างๆ เช น ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เป นต น จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง คล กท ป ม เพ อเล อก ช อไฟล ต างๆ ท ต องการแนบ หน า 14

15 เม อคล กท ป มBrowse แล วจะแสดงหน าจอด งภาพ เพ อให คล กเล อกช อไฟล ท ต องการแนบ เอกสาร โดยสามารถแนบไฟล ได ท งในร ปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point, ร ปภาพ เป นต น คล กเล อกท ช อไฟล เอกสารแล ว คล กท ป ม Open เพ อเล อก เอกสารท ต องการแนบ จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให เร ยกด รายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสารได เลย. คล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสาร หน า 15

16 ลบเอกสารแนบ : คล กท ป ม กรณ ท ต องการลบเอกสารท ได แนบไว แล ว โดยผ ท สามารถลบได จะต องเป นผ แนบเอกสารฉบ บน นๆ เท าน น แนบแบบฟอร มมาตรฐาน : คล กท ป มแบบฟอร มาตรฐาน กรณ ท ต องการแนบ เอกสารท เป นแบบฟอร มมาตรฐานท ได สร างไว แล วโดยการเล อกจากComboท ก าหนดมาให ซ งสามารถแก ไข/เพ มเต ม ข อความภายในแบบฟอร มได จะแสดงหน าจอด งภาพ จากน นคล กท ป มบ นท ก เพ อย นย นการเล อกแบบฟอร มท ต องการ กรณ ท ต องการออกจากหน าจอแนบเอกสารให คล กท ป มป ด หน า 16

17 การแก ไขรายละเอ ยดของเอกสาร : คล กท ป มแก ไข ด านหน าช องของรายการเอกสาร กรณ ต องการแก ไขรายละเอ ยดของเอกสาร โดยผ ท สามารถแก ไขได จะต องเป นผ สร างเอกสารเท าน น โปรแกรมจะ แสดงหน าจอ รายละเอ ยดของเอกสารเด มท ได ม การบ นท กไว ในคร งแรกมาให แก ไข ด งภาพ กรณ ท เร ยกรายการข นมาแก ไข จะไม สามารถแก ไขเลขทะเบ ยน, ว นท ลงร บ และเวลาท ลงร บได เม อแก ไขรายละเอ ยดเร ยบร อยแล วให คล กท ป มส ง หน า 17

18 การแก ไขค าส งการ : คล กท ป มประว ต ของเอกสารท ต องการแก ไขจะแสดงหน าจอด งภาพ จากน นคล กท ป มค าส งการ โปรแกรมจะแสดงหน าจอด งภาพ ซ งผ ท สามารถแก ไขค าส งการได จะต องเป นผ สร างค าส งการน นๆเท าน น หน า 18

19 กรณ ท ต องการพ มพ บ นท กข อความ(ใบปะหน า) ให คล กท ป มพ มพ ค ม อการปฏ บ ต งานของผ ใช (User Operation Manuals) กรณ ท ต องการออกจากหน าจอค าส งการ ให คล กท ป มป ด การส งต อเอกสาร : คล กท ป มส งต อ ด านหน าช องของหน งส อแต ละฉบ บท ต องการลงรายละเอ ยด ค าส งการและส งต อไปย งหน วยงานปลายทาง โดยไม ต องสร างห วเร องของเอกสารใหม เพราะห วเร องเอกสารถ กสร าง ไว แล ว (แต ต องกรอกรายละเอ ยดในส วนของค าส งการ) จะแสดงหน าจอเพ อให กรอกเน อหา / ค าส งการ ด งภาพ กรณ ท ม การมอบหมายงานให ผ อ น(ผ ท ได ร บมอบหมาย) ท าแทนให คล กท ช อง พร อมท งระบ ข อม ลท ช องมอบหมายด วย ซ งโปรแกรมจะน าข อม ลท ช องมอบหมายน ไปแสดงในรายงานมอบหมายงานให ด วย เม อกรอกรายละเอ ยดของค าส งการครบถ วนแล วคล กท ป มส ง เพ อส งต อไปย งหน วยงานอ นได เลย หร อคล กท ป มบ นท ก เพ อบ นท กค าส งการไว ก อนแล วค อยส งภายหล งก ได กรณ ท ต องการกล บส หน าจอหล กให คล กท ป มป ด หน า 19

20 การเร ยกด ประว ต ของเอกสาร (ค าส งการ, เส นทางเด นของเอกสาร ) : คล กท ป มประว ต หน าจอหล ก ด านหน าช องของเอกสารท ต องการเร ยกด ตรวจสอบเส นทางเด นของเอกสาร : กรณ ท ต องการเร ยกด เส นทางเด นของหน งส อแต ละฉบ บว าม การ ส งไปย งหน วยงานใดมาแล วบ าง หากม หน วยงานปลายทางลงร บแล ว จะแสดงช อผ ร บ, ว นท และเวลาท น าเข า ใน ตารางเส นทางเด นของเอกสาร หากม การลงร บเอกสารต วจร งจะแสดงช อผ เด นเอกสารและร บว นท ให ด วย ท าให ท ง หน วยงานต นทางและหน วยงานปลายทางทราบสถานะล าส ดของเอกสาร กรณ ท ต องการออกจากหน าจอตรวจสอบเส นทางเด นของเอกสารให คล กท ป ม หน า 20

21 กรณ ท ต องการเร ยกด ประว ต ค าส งการของเอกสารว าม ค าส งการใดบ าง,ใครเป นผ ส งการ, ว นท และเวลาส งการ เป นต น จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง ภายในป มประว ต จะม ป มย อยส าหร บใช งานของแต ละค าส งการ เช น ป มยกเล ก, แก ไข, ด งกล บ, แนบเอกสาร การยกเล กค าส งการ : คล กท ป มยกเล ก กรณ ท กรอกรายละเอ ยดของค าส งการผ ดและต องการ ยกเล กค าส งการ (...โดยผ ท สามารถยกเล กค าส งการได ต องเป นผ สร างค าส งการน นเท าน น...) การด งกล บเอกสาร : คล กท ป มด งกล บ ท ค าส งการน น กรณ ท ส งเอกสารผ ด/ต องการเปล ยนแปลง แก ไขข อม ลสามารถด งเอกสารกล บค นมาย งต นทางเอกสาร โดยท ผ สร างเอกสารจะต องเป นผ ด งเอกสารกล บได เท าน น และเอกสารฉบ บน นๆ ต องย งไม ม หน วยงานปลายทางลงร บ (...ถ าม หน วยงานปลายทางลงร บแล วจะต อง ต ดต อประสานให หน วยงานท ลงร บแล วน นๆท าการ...ส งค น...หน งส อฉบ บน นมาย งหน วยงานต นทาง...) การเร ยกด เอกสารแนบของแต ละค าส งการ : คล กท ป มแนบเอกสาร กรณ ท ต องการ เป ดด รายการเอกสารท ได แนบไว แล ว หร อต องการแนบเอกสารเพ มเต ม จะแสดงหน าจอด งภาพ (...เอกสารท ได แนบไว แล วผ ท สามารถลบได ต องเป นผ สร างเอกสารแนบเท าน น...) หน า 21

22 พ มพ บ นท กข อความ : คล กท ป มพ มพ กรณ ท ต องการพ มพ บ นท กข อความ(ใบปะหน า) โปรแกรมจะแสดงแบบฟอร มบ นท กข อความพร อมท งแสดงค าส งการท งหมดและม ลายเซ นต ของผ ท ม อ านาจลงค าส ง การมาแสดงให อย างถ กต อง หร อ คล กท ช อเร องท หน าจอหล ก จะแสดงแบบฟอร มบ นท กข อความมาแสดงได เช นก น ด งภาพ หน า 22

23 จ ดเก บเอกสาร : คล กท ป มจ ดเก บ ด านหน าช องของรายการเอกสารท ต องการจ ดเก บ กรณ ท ต องการจ ดเก บเอกสารไว ในหมวดเอกสารท ต องการของระบบจ ดเก บเอกสาร โดยจะแสดงหน าจอ เพ อให กรอกรายละเอ ยด เช น หมวดเอกสาร, ท, ลงว นท, เร อง, จาก, หน วยงานเจ าของ, ช นความล บ, ระยะเวลาการ จ ดเก บ,ว นท หมดอาย,ค าค นและหมายเหต ด งภาพท แสดงด านล าง จากน นให คล กท ป มบ นท ก โปรแกรม จะกล บส หน าจอหล ก ซ งแสดงส ญล กษณ ร ป เพ อแสดงว าเอกสารถ กจ ดเก บไว ท ระบบจ ดเก บเอกสารเร ยบร อยแล ว กรณ ท ต องการให เป นเอกสาร สาธารณะโดยให ท กคนม ส ทธ เห น เอกสารฉบ บน นๆให คล กท ช อง หน า 23

24 การค นหาเอกสาร : กรณ ท ต องการค นหาเอกสารฉบ บเก า ๆ ท ได ท าการสร างเก บไว คล กท ป ม จะแสดงหน าจอเพ อให ระบ เง อนไขท ต องการค นหา เช น เร อง, เร ยน, ค าค น, เลขท หน งส อ, ป พ.ศ., ลงว นท, ถ งว นท และประเภทสม ด ซ งสามารถระบ เง อนไขท ต องการค นหาได มากกว า 1 เง อนไข ด งภาพด านล าง เม อระบ เง อนไขท ต องการค นหาครบถ วนแล วให คล กท ป ม โปรแกรมจะท าการค นหาเอกสารตาม เง อนไขท ต องการมาแสดงให ท หน าจอหล ก ด งภาพ หน า 24

25 การเร ยกด ข อม ลป จจ บ น : คล กท ป มRefresh กรณ ท ต องการเร ยกด ข อม ลUpdateในขณะน น สามารถทราบว าเลขทะเบ ยนออกเลขส งRunning ถ งเลขท เท าไหร แล ว โดยส งเกตได ท หน าจอหล กท ช องเลขทะเบ ยน ซ ง จะแสดงรายการเฉพาะของว นป จจ บ นเท าน น การพ มพ ข อม ลท แสดงรายการบนหน าจอ : คล กท ป มพ มพ กรณ ท ต องการพ มพ ข อม ลท แสดงรายการบนหน าจอ โดยสามารถพ มพ ออกมาในร ปแบบของรายงานได ด งภาพด านล าง หน า 25

26 หน าจอรอลงร บเอกสาร : คล กเล อกท เมน รอลงร บ เป นหน าจอท ใช ส าหร บเร ยกด ว าม เอกสารจาก หน วยงานอ นส งมาย งหน วยงานของเราหร อไม เปร ยบเสม อนกล องจดหมาย(Mail Box) ของแต ละหน วยงาน หากม เอกสารท ค างร บมาก อนหน าน โปรแกรมจะแสดงรายการมาให ท งหมดจนถ งว นป จจ บ น โดยหน าจอรอลงร บน จะม ป ม การท างานหล ก 3 ป มค อ ป มลงร บ, ป มต กล บ และป มประว ต ด งภาพท แสดงด านล างน การลงร บเอกสารท ละ 1 รายการ : คล กท ป ม จะเข าส หน าจอลงร บเอกสาร ซ งจะแสดงช อเร อง, จากหน วยงาน, ผ ลงร บ, ว นท และเวลาท ลงร บมาให หน า 26

27 จากน นคล กเล อกประเภทสม ดในComboท ก าหนดมาให โปรแกรมจะท าการRunningเลขทะเบ ยนของสม ด แต ละประเภทมาให อ ตโนม ต แล วคล กท ป มบ นท ก (เอกสารท ลงร บแล วจะถ กเก บไว ท หน าทะเบ ยนร บของแต ละประเภทสม ด) กรณ ท ม การลงร บเอกสารต วจร ง ให คล กท ช อง การลงร บเอกสารท ละหลายรายการ : คล กเล อกรายการท ช อง ด านหน าแล วคล กท ป มลงร บ จะเข าส หน าจอลงร บเอกสารท แสดงรายการเอกสารท ลงร บมาให โดยเอกสารท ต องการลงร บน จะต องเป นเอกสารใน ประเภทสม ดเด ยวก นเท าน น จากน นคล กเล อกประเภทสม ดในComboท ก าหนดมาให โปรแกรมจะท าการRunningเลขทะเบ ยนของสม ด แต ละประเภทมาให อ ตโนม ต แล วคล กท ป มบ นท ก (เอกสารท ลงร บแล วจะถ กเก บไว ท หน าทะเบ ยนร บของแต ละประเภทสม ด) กรณ ท ต องการออกจาหน าจอลงร บ ให คล กท ป มป ด หน า 27

28 การต กล บเอกสาร : คล กท ป มต กล บ กรณ ท ต องการต กล บเอกสารเม อทราบว าเอกสารท ถ กส ง มาย งหน วยงานของเราน นต นทางเอกสารส งมาผ ดหน วยงาน จะแสดงหน าจอเพ อให ระบ เหต ผลของการต กล บเอกสาร จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะต กล บเอกสารไปย งต นทางเอกสารโดยอ ตโนม ต ซ งต นทาง เอกสารสามารถตรวจสอบประว ต การต กล บของเอกสารได ด วย กรณ ท ต องการออกจากหน าจอต กล บเอกสาร ให คล กท ป มป ด หน า 28

29 การเร ยกด ประว ต : คล กท ป มประว ต กรณ ท ต องการเร ยกด ประว ต เส นทางเด นของเอกสาร และ ค าส งการของเอกสารแต ละฉบ บ จะแสดงหน าจอด งภาพ กรณ ท ต องการเร ยกด ค าส งการ ให คล กท ป มค าส งการ กรณ ท ต องการออกจากหน าจอประว ต ให คล กท ป มป ด หน า 29

30 การลงร บเอกสารต วจร ง : คล กท เมน ลงร บเอกสารต วจร ง กรณ ท ต องการลงร บเอกสารต วจร ง จากน นคล ก เล อกท ช อหน วยงานโปรแกรมจะแสดงรายการเอกสารท ย งไม ได ลงร บต วจร ง จะเข าส หน าจอด งภาพ กรณ ท ต องการลงร บเอกสารต วจร ง ให คล กท ป มลงร บ โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให ใส ช อ Login และรห สผ าน ด งภาพ (กรณ ท ใส รห สผ านผ ดหร อคล กลงร บเอกสารของหน วยงานอ นๆโปรแกรมจะแสดงMassage Box เต อนว าท านไม สามารถลงร บเอกสารของหน วยงาน...ได ) หน า 30

31 จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะน าว นท ร บและช อผ ท ลงร บเอกสารต วจร งไปแสดงท ประว ต เส นทางเด นของเอกสารฉบ บน นๆ ด งภาพ (สามารถตรวจสอบได ท หน าทะเบ ยนร บ) กรณ ท ต องการเร ยกด ประว ต เส นทางเด นของเอกสาร ให คล กท ป มประว ต กรณ ท ต องการ UpDate ข อม ลให เป นป จจ บ น ให คล กท ป มRefresh กรณ ท ต องการค นหาเอกสารท ย งไม ได ลงร บต วจร ง ให คล กท ป มค นหา กรณ ท ต องการพ มพ รายการท แสดงบนหน าจอลงร บเอกสารต วจร ง ให คล กท ป มพ มพ หน า 31

32 หน าจอทะเบ ยนร บ : คล กท เมน ทะเบ ยนร บ เป นหน าจอท ใช ส าหร บเร ยกด เอกสารท ท าการลงร บแล วของ หน วยงานเรา ซ งสามารถน าเอกสารมาเก บไว ท ทะเบ ยนร บได 2 ว ธ ค อ 1.) การลงร บเอกสารมาจากหน าจอรอลงร บ 2.) การน าเอกสารของหน วยงานภายนอกมากรอกข อม ลแล วท าการบ นท กไว ท ประเภทสม ดต างๆ จะแสดง หน าจอด งภาพด านล าง ส งเกตท ป มแก ไข, ป มลบ จะไม สามารถคล กได เน องจากไม ได เป นผ สร างเอกสาร หน า 32

33 การส งค นเอกสาร : คล กท ป มส งค น กรณ ท ลงร บเอกสารมาแล วแต ปรากฏว าลงร บผ ดรายการ สามารถส งค นเอกสารกล บไปย งหน วยงานต นทางเอกสารได โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให ระบ เหต ผลของการส งค น จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะส งค นเอกสารไปย งต นทางเอกสารโดยอ ตโนม ต ซ งต นทาง เอกสารสามารถตรวจสอบประว ต การส งค นของเอกสารได ด วย กรณ ท ต องการออกจากหน าจอส งค นเอกสาร ให คล กท ป มป ด หน า 33

34 การส งต อเอกสาร : คล กท ป มส งต อ กรณ ท ต องการส งต อเอกสารไปย งหน วยงานอ นๆต อไปโดย ต องกรอกรายละเอ ยดต างๆให เร ยบร อย เช น เร ยน, ประเภทการปฏ บ ต, เน อหา/ค าส งการ, หมายเหต, มอบหมาย, ส งถ ง เป นต น ด งภาพท แสดงด านล างน กรณ ท ม การมอบหมายงานให ผ อ น(ผ ท ได ร บมอบหมาย) ท าแทนให คล กท ช อง พร อมท งระบ ข อม ลท ช องมอบหมายด วย ซ งโปรแกรมจะน าข อม ลท ช องมอบหมายน ไปแสดงในรายงานมอบหมายงานให ด วย จากน นคล กท ป มส ง โปรแกรมจะท าการส งเอกสารต อไปย งหน วยงานท ได เล อกไว ให ท นท กรณ ท ต องการระบ ผ ส งการสามารถคล กท ป ม เพ อเล อกรายช อของผ ม อ านาจส งการได โดยต องระบ Login และ Password ให ถ กต อง (จะม ผลในการน าลายเซ นต อ เล กทรอน กส ของผ ม อ านาจส งการไปแสดงไว ท บ นท ก ข อความหร อใบปะหน าให อ ตโนม ต หากม การเก บลายเซ นต ไว แล วในฐานข อม ล) กรณ ท ต องการพ มพ เน อหา/ค าส งการไว ก อนค อยส งต อภายหล ง ให คล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะ ท าการบ นท กข อม ลของค าส งการเอาไว ก อนโดยไม ส งในท นท กรณ ท ต องการออกจากหน าจอส งต อเอกสาร ให คล กท ป มป ด หน า 34

35 การแนบเอกสาร : คล กท ป มแนบ ด านหน าช องของรายการเอกสาร กรณ ท ต องการแนบเอกสาร เพ มเต ม เช น การแนบไฟล เอกสาร, การแนบแบบฟอร มมาตรฐาน จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง แนบไฟล : คล กท ป มแนบไฟล กรณ ท ต องการแนบไฟล เอกสาร ซ งเก บไว ท ไดรฟ ต างๆ เช น ไดรฟ C, ไดรฟ D, ไดรฟ A เป นต น จะแสดงหน าจอด งภาพด านล าง คล กท ป ม เพ อเล อก ช อไฟล ต างๆ ท ต องการแนบ หน า 35

36 เม อคล กท ป ม แล วจะแสดงหน าจอด งภาพ เพ อให คล กเล อกช อไฟล ท ต องการแนบเอกสาร โดยสามารถแนบไฟล ได ท งในร ปแบบของ Microsoft Word, Excel, Power Point,.PDF, ร ปภาพ เป นต น คล กเล อกท ช อไฟล เอกสารแล ว คล กท ป ม Open เพ อเล อก เอกสารท ต องการแนบ จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให เร ยกด รายการเอกสารแนบ...โดย สามารถคล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสารได เลย. คล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสาร และคล กท ป ม เม อต องการ ลบเอกสารท แนบไว การลบเอกสารแนบ : คล กท ป มลบ กรณ ท ต องการลบเอกสารท ได แนบไว แล ว โดยผ ท สามารถลบ ได จะต องเป นผ แนบเอกสารฉบ บน นๆ เท าน น หน า 36

37 แนบแบบฟอร มมาตรฐาน : คล กท ป มแบบฟอร มาตรฐาน กรณ ท ต องการแนบ เอกสารท เป นแบบฟอร มมาตรฐานท ได สร างไว แล วโดยการเล อกจากComboท ก าหนดมาให ซ งสามารถแก ไข /เพ มเต ม ข อความภายในแบบฟอร มได จะแสดงหน าจอด งภาพ จากน นคล กท ป มบ นท ก เพ อย นย นการเล อกแบบฟอร มท ต องการ กรณ ท ต องการออกจากหน าจอแนบเอกสารให คล กท ป มป ด หน า 37

38 ระบบการจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ค ม อการปฏ บ ต งานของผ ใช (User Operation Manuals) ระบบการจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส : เป นระบบการจ ดเก บเอกสารโดยแยกเป นหมวดหม ไม จ าก ด จ านวน (e-library) สามารถค นหาเอกสารได ตามเง อนไขท ผ ใช ก าหนดเองและค นหาเอกสารจ านวนมากได ในเวลา อ นรวดเร ว ท งย งสามารถสแกนเอกสารและจ ดเก บเอกสารในร ปแบบอ เล กทรอน กส ลงในระบบฐานข อม ล และม การ ควบค มส ทธ ในการเป ดอ านเอกสารเฉพาะผ ท ได ร บส ทธ ในการเป ดอ าน การค นหาเอกสารท ทะเบ ยนจ ดเก บ : กรณ ท ต องการค นหาเอกสารท จ ดเก บไว แล วในระบบ สามารถ พ มพ เร องท ต องการค นหาท ช อง...ท ก าหนดแล วคล กท ร ป โปรแกรมจะค นหารายการท ต องการมาให หน า 38

39 การสร างหมวดเอกสาร : คล กเล อกประเภทเอกสารท Comboแล วคล กท ป มสร างหมวด กรณ ท ต องการสร างหมวดเอกสารใหม จะแสดงหน าจอด งภาพ จากน นระบ ช อหมวดเอกสาร, รห สแฟ ม (ถ าม ) ในช องท ก าหนดให ส าหร บช องภายใต โปรแกรมจะแสดงให ตามท ได เล อกคล กประเภทไว แล ว แต หากต องการสร างหมวดเอกสารไว ท ประเภทอ นๆก สามารถคล กเล อกประเภทใหม ได ท ป ม จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะแสดงหมวดเอกสารใหม ให ท หน าจอด งภาพ หน า 39

40 การแก ไขหมวดเอกสาร : คล กท ป มแก ไขหมวด กรณ ท ต องการแก ไขหมวดเอกสาร จะ แสดงหน าจอด งภาพ กรณ ท ต องการเพ มเต มข อม ลเฉพาะส าหร บเอกสารฉบ บน นๆให คล กท ป มข อม ลเฉพาะ จะแสดง หน าจอเพ อให ระบ ด งภาพ จากน นคล กท ป มบ นท ก กรณ ท ต องการย อนกล บไปท ก อนหน าน ให คล กท ป มย อนกล บ การลบหมวดเอกสาร : คล กเล อกท ช อหมวดเอกสารแล วคล กท ป มลบหมวด โปรแกรมจะท า การลบหมวดเอกสารน นๆให ท นท หน า 40

41 การสร างทะเบ ยนใหม : คล กเล อกประเภทเอกสารและคล กเล อกหมวดเอกสาร จากน นคล กท ป มทะเบ ยน ใหม จะแสดงหน าจอเพ อให กรอกข อม ล เช น ท,ลงว นท, เร อง, จาก, ช นความล บ, ระยะเวลาการจ ดเก บ, ว นท หมดอาย, ค าค น และหมายเหต เป นต น (กรณ ท ต องการให เป นเอกสารสาธารณะโดยให ผ ใช งานระบบสามารถ เห นเอกสารฉบ บน ท กคน ให คล กท ช อง ) จากน นคล กท ป มบ นท ก โปรแกรมจะกล บส หน าจอด งภาพด านล าง หน า 41

42 กรณ ท ต องการแนบไฟล เอกสารให คล กท ร ป จะเข าส หน าจอด งภาพ กรณ ท ต องการแนบไฟล เอกสารให คล กท ป ม จะเข าส หน าจอด งภาพ คล กท ป ม เพ อเล อก ช อไฟล ต างๆ ท ต องการแนบ จากน นคล กท ป มแนบไฟล อ กคร ง โปรแกรมจะแสดงหน าจอเพ อให เร ยกด รายการเอกสารแนบ...โดยสามารถคล กท ช อเอกสารแนบเพ อเป ดด เอกสารได เลย. หน า 42

43 กรณ ท ต องการลบรายการเอกสารแนบให ต กเล อกท ช องรายช อของเอกสารแนบแล วคล กท ป ม กรณ ท ต องการลบรายการเอกสารแนบท งหมด ให คล กท ช อง ด านบน โปรแกรมจะท าการต กท หน าช อง รายช อเอกสารแนบให ท งหมด โดยท ผ ใช งานไม ต องต กเล อกท ละรายการ(กรณ ท ม เอกสารแนบจ านวนมาก) ล าด บท แสดงในช องน สามารถแก ไขล าด บท ของเอกสารได โดยการแก ไขต วเลขท แสดง ภายในช องน นๆแล วคล กท ป ม กรณ ท ท าการแนบไฟล เอกสารเร ยบร อยแล ว เม อคล กท ป ม จะแสดงหน าจอท ม ร ป ด งภาพ กรณ ท ต องการส งเมลล ไปย งหน วยงานอ นๆด วย ให คล กท ป มส งMail หน า 43

44 กรณ ท ต องการเร ยกด ข อม ลทะเบ ยน ให คล กท ป ม โปรแกรมจะเข าส หน าจอทะเบ ยนให กรณ ท ต องการเร ยกด ข อม ลพ เศษ ให คล กท ป มข อม ลพ เศษ โปรแกรมจะเข าส หน าจอข อม ล พ เศษของเอกสารแต ละฉบ บท ได ท าการสร างข อม ลพ เศษไว แล ว ด งภาพ การพ มพ รายการจ ดเก บเอกสารท แสดงบนหน าจอ : คล กท ป มพ มพ โปรแกรมจะแสดง รายการจ ดเก บเอกสารท แสดงบนหน าจอมาให ในร ปแบบของรายงาน ด งภาพ หน า 44

45 การค นหาเอกสารจ ดเก บ : กรณ ท ต องการค นหาเอกสารท จ ดเก บแล ว คล กท ป มค นหา จะ แสดงหน าจอเพ อให ระบ เง อนไขท ต องการค นหา เช น เร อง, ค าค น, เลขท หน งส อ, ป พ.ศ., ลงว นท, ถ งว นท ซ ง สามารถระบ เง อนไขท ต องการค นหาได มากกว า 1 เง อนไข ด งภาพด านล าง จากน นคล กท ป มค นหา โปรแกรมจะค นหาเอกสารจ ดเก บตามเง อนไขท ก าหนดมาให กรณ ท ต องการออกจากหน าจอค นหาเอกสารจ ดเก บให คล กท ป มป ด หน า 45

46 การใช งานระบบรายงาน : คล กท ไอคอนร ป กรณ ท ต องการพ มพ หร อเร ยกด รายงานประจ าว นของ การร บ-ส งเอกสารของแต ละหน วยงาน จะแสดงหน าจอด งภาพ คล กเล อกช อรายงานในComboท ก าหนด เช น ทะเบ ยนการออกเลขส งหน งส อ, ทะเบ ยนหน งส อร บ,ทะเบ ยน ออกเลขหน งส อเว ยน, ทะเบ ยนร บหน งส อเว ยน, ทะเบ ยนจ ดเก บเอกสาร, เอกสารค างร บ,เอกสารต ดตาม,เร องท เลขาฯมอบหมาย, หน งส อหมดอาย เป นต น ระบ เง อนไขท ต องการส าหร บรายงาน โดยสามารถเล อกเง อนไขได มากกว า 1 เง อนไข เช น เร อง,เร ยน, เลขท หน งส อ,ป พ.ศ.,เลขทะเบ ยน,ถ งเลขทะเบ ยน, จากว นท, ถ งว นท,จากเวลา,ถ งเวลา,ช นความเร ว,ช นความล บ, สถานะ,ประเภทการปฏ บ ต และช อผ ร บ ท งน ข นอย ก บความต องการของผ ใช งานว าม ความต องการท จะค นหารายงาน ท งหมดโดยไม ต องระบ เง อนไขก ได ซ งสามารถท าได โดยคล กเล อกท ช อรายงานแล วคล กท ป ม หน า 46

47 เม อคล กท ป มพ มพ แล วโปรแกรมจะแสดงแบบฟอร มรายงานมาให โดยจะแสดงในร ปแบบ ของ.PDF ด งภาพท แสดงด านล างน การออกจากระบบ : คล กท ไอคอนร ป กรณ ท ต องการLog Offออกจากระบบเพ อใส รห สผ านเข ามา ใช งานใหม การกล บส จอภาพรวมของการใช งานโปรแกรม : คล กท ไอคอนร ป กรณ ท ต องการกล บส หน าจอ ภาพรวมการใช งานของโปรแกรมซ งจะแสดงรายละเอ ยดต างๆ เช น หน งส อเว ยนส าน กงานศาลย ต ธรรม, ข าว ประชาส มพ นธ, หน งส อร บ-ส งของแต ละหน วยงาน, หน งส อเว ยน,สม ดส งกลาง,หน งส อเก นก าหนด และหน งส อค าง ร บของแต ละหน วยงาน เป นต น การต งค าการแสดงรายการท หน าจอ : คล กท ไอคอนร ป กรณ ท ต องการก าหนดค าท จะให แสดงใน หน าจอหล ก โดยผ ใช งานแต ละคนสามารถก าหนดได ว าต องการให ข อม ลแสดงรายการในตารางจ านวนก รายการ การก าหนดส ทธ อ านาจการใช งานต างๆ : คล กท ไอคอนร ป กรณ ท ต องการก าหนดส ทธ อ านาจการ ใช งานต างๆให ผ ใช งานโปรแกรม ซ งผ ท ม สถานะเป น Administrator เท าน นจ งจะสามารถเข าใช งานได หน า 47